Auf der Baustelle, im Kundengespräch oder bei der Abnahme von Arbeiten kostet selten die Abstimmung selbst die meiste Zeit. Aufwendig ist vielmehr, das Gespräch in ein Protokoll, eine Maßnahmenliste und eine eindeutige Bestätigung der Verantwortlichkeiten zu überführen. Laut dem französischen öffentlichen Dienst FranceNum eignet sich KI besonders gut für die ersten beiden Schritte: das Erfassen des Gesprächs und dessen Strukturierung in ein Dokument mit Entscheidungen, Maßnahmen, verantwortlichen Personen und Terminen.
Laut FranceNum sollte ein korrektes Dokument einen Kopfbereich mit Datum, Zweck und Teilnehmern enthalten, danach die Entscheidungen separat aufgeführt, einen Maßnahmenplan in der Form Aufgabe, Verantwortlicher, Termin sowie strittige Punkte und den Termin des nächsten Treffens. Das ist wichtig, denn bei Abnahmen und Projektbesprechungen geht es nicht um eine „schöne Zusammenfassung“, sondern um einen Nachweis, der sich anschließend operativ nutzen lässt.
Aus der Beschreibung von FranceNum ergibt sich ein einfaches Arbeitsmodell: zuerst Aufnahme oder Notizen, dann Transkription und erst danach die Strukturierung durch KI. Der Dienst betont außerdem, dass bei der Erstellung des Dokuments genaue Zahlen und zitierte Angaben aus dem Gespräch unverändert erhalten bleiben sollten.
In der Praxis bedeutet das drei Schritte:
Ein ähnliches Schema beschreibt praktische Dokumentation aus der Planungsbranche auf Grundlage eines polnischsprachigen Materials von airassvet.ru: Das Protokoll sollte auf die Quellpassagen der Besprechung verweisen, und jede Weisung sollte eine Historie der Abstimmungen sowie eine Verknüpfung mit der Aufgabe haben. Diese Unterscheidung zwischen „Transkript“ und „Protokoll“ ist wichtig. Ein Transkript bewahrt den Gesprächsverlauf, während das Protokoll nur auswählt, was für die weitere Arbeit relevant ist.
Laut FranceNum müssen Teilnehmer vor der Aufnahme darüber informiert werden, zu welchem Zweck Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und wie sie widersprechen können. Modern Office Manager weist seinerseits darauf hin, dass bei Besprechungen und Kommunikation Regeln zur Information der Teilnehmer festgelegt werden müssen, eine Einwilligung zur Aufnahme oder Transkription einzuholen ist, wo sie erforderlich ist, und Notizen keine überflüssigen Daten enthalten sollten.
Aus diesen Quellen ergibt sich ein praktisches Mindestpaket für die Einführung:
Laut Sostav und FranceNum wiederholen sich am häufigsten dieselben Elemente: Datum, Teilnehmer, Zweck, Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche, Termine, offene Fragen und Risiken. In den Materialien von Airassvet und FranceNum kommt außerdem die Anforderung hinzu, Vereinbarungen mit einem konkreten Projekt zu verknüpfen und den Bezug zu den Quellpassagen des Gesprächs zu erhalten.
KI sollte daher nicht als Textgenerator betrachtet werden, sondern als Werkzeug, um vom Gespräch zu einem Arbeitsdokument zu gelangen. Am besten funktioniert sie dort, wo das gewünschte Ergebnis von vornherein feststeht: ein formales Abnahmeprotokoll, eine Aufgabenliste nach einer Besprechung oder eine Notiz für den Kunden mit bestätigten Vereinbarungen.
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