W księgowości AI najlepiej sprawdza się tam, gdzie trzeba przejrzeć duże wolumeny zapisów i wyłapać odchylenia od wzorca. Według The Fintech Times narzędzia oparte na AI analizują wydatki ciągle, porównując je nie tylko z samą kwotą, ale też z historią wydatków, transakcjami kartowymi, danymi sprzedawców i limitami polityki kosztowej.
W praktyce oznacza to wykrywanie takich sygnałów jak duplikaty płatności, nietypowe kwoty, podejrzane godziny księgowania czy transakcje, które nie pasują do zwykłego profilu danego działu. Complete Controller opisuje to jako ciągłe monitorowanie danych finansowych i natychmiastowe oznaczanie odchyleń do weryfikacji.
Skuteczność takiego podejścia zależy od trzech rzeczy: jakości danych, sensownych reguł eskalacji i dobrego rozdzielenia zadań między systemem a człowiekiem. Complete Controller zaleca najpierw uporządkować dane, zacząć od obszarów wysokiego ryzyka, takich jak zobowiązania, lista płac i zwroty kosztów, a dopiero potem łączyć narzędzie z platformą księgową.
To ważne, bo AI nie zastępuje oceny merytorycznej. Financial Audit Expert rozróżnia „flagę” jako alert wygenerowany przez system i „discrepancy” jako błąd lub nadużycie potwierdzone dopiero przez człowieka. Taki podział ogranicza ryzyko automatycznego uznawania anomalii za fraud bez dodatkowego sprawdzenia.
W polskim kontekście AI jest już wykorzystywana także po stronie administracji skarbowej. Według Księgowość24 KAS korzysta z systemów analitycznych, które przeszukują dane z JPK, e-sprawozdań finansowych, CEIDG i KRS, budują profile ryzyka oraz wskazują powiązania między firmami, kontrahentami i wspólnikami.
Z kolei Infor wskazuje, że połączenie AI z KSeF ma ułatwić wyłapywanie anomalii w danych branżowych i typowanie firm do kontroli, zwłaszcza w obszarach podatnych na karuzele VAT i puste faktury. Wniosek dla działu księgowości jest prosty: im lepszy porządek w dokumentach, tym mniejsze ryzyko, że system zakwalifikuje operację jako nietypową.
Lub System pomaga firmom B2B wdrażać AI, automatyzację i rozwiązania IT kompleksowo - od strategii po wdrożenie. Zobacz nasze usługi lub skontaktuj się z nami, aby omówić Twój przypadek.