In der Buchhaltung zeigt KI ihre Stärken dort, wo große Mengen an Buchungen geprüft und Abweichungen vom Muster erkannt werden müssen. Laut The Fintech Times analysieren KI-basierte Werkzeuge Ausgaben kontinuierlich und vergleichen nicht nur Beträge, sondern auch Ausgabenhistorie, Kartentransaktionen, Lieferantendaten und Grenzen der Kostenrichtlinie.
In der Praxis bedeutet das das Erkennen von Signalen wie doppelten Zahlungen, ungewöhnlichen Beträgen, verdächtigen Buchungszeiten oder Transaktionen, die nicht zum üblichen Profil einer Abteilung passen. Complete Controller beschreibt dies als kontinuierliche Überwachung der Finanzdaten und sofortiges Kennzeichnen von Abweichungen zur Prüfung.
Die Wirksamkeit dieses Ansatzes hängt von drei Dingen ab: Datenqualität, sinnvollen Eskalationsregeln und einer klaren Aufgabenverteilung zwischen System und Mensch. Complete Controller empfiehlt, zuerst die Daten zu bereinigen, mit Risikobereichen wie Verbindlichkeiten, Lohnabrechnung und Kostenerstattungen zu beginnen und erst dann das Tool mit der Buchhaltungsplattform zu verbinden.
Das ist wichtig, weil KI die fachliche Bewertung nicht ersetzt. Financial Audit Expert unterscheidet eine „Flag“ als vom System erzeugten Alarm und eine „discrepancy“ als Fehler oder Missbrauch, der erst vom Menschen bestätigt wird. Diese Trennung reduziert das Risiko, Anomalien automatisch als Betrug einzustufen, ohne zusätzliche Prüfung.
Im polnischen Kontext wird KI bereits auch von der Steuerverwaltung eingesetzt. Laut Księgowość24 nutzt die KAS analytische Systeme, die Daten aus JPK, e-Jahresabschlüssen, CEIDG und KRS durchsuchen, Risikoprofile erstellen und Verbindungen zwischen Unternehmen, Auftragnehmern und Gesellschaftern aufzeigen.
Infor weist darauf hin, dass die Kombination von KI mit KSeF das Aufspüren von Anomalien in Branchendaten und die Auswahl von Unternehmen für Prüfungen erleichtern soll, insbesondere in Bereichen, die anfällig für VAT-Karusselle und Scheinfakturen sind. Die Schlussfolgerung für Buchhaltungsteams ist einfach: Je besser die Dokumentenordnung, desto geringer das Risiko, dass das System eine Buchung als ungewöhnlich einstuft.
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