In der ersten Rekrutierungsphase macht KI am häufigsten drei Dinge: sie extrahiert Daten aus Lebensläufen, vergleicht sie mit den Stellenanforderungen und ordnet Kandidaten nach Passung. Laut der Dokumentation von OLX Praca analysiert das Tool den Lebenslauf des Kandidaten und vergleicht ihn mit der Stellenausschreibung, und laut der Beschreibung von Apps365 zu AI-Screening-Systemen umfasst ein ähnlicher Mechanismus das Parsen von Lebensläufen, Matching mit der Anzeige und das Scoring von Kandidaten.
Dieser Ansatz ist besonders dort sinnvoll, wo Recruiter eine große Anzahl von Bewerbungen sichten und eine schnelle Vorauswahl benötigen. In der Praxis ersetzt die KI die Entscheidung nicht, sie verkürzt die Zeit bis zur Shortlist und vereinheitlicht die Bewertung anhand derselben Kriterien.
Laut Apps365 beginnt der typische Prozess mit dem Parsen des Lebenslaufs, also der Umwandlung einer PDF-, Word- oder sonstigen Datei in strukturierte Daten: Erfahrung, Ausbildung, Zertifikate, Fähigkeiten und Berufshistorie. Anschließend vergleicht das System diese Daten mit den Anforderungen aus der Anzeige und berücksichtigt notwendige Kompetenzen, Jahre an Erfahrung, Bildungsstand und manchmal auch weichere Signale wie Karriereverlauf oder Branche.
In der Beschreibung von OLX Praca ist auch der Aspekt der Anpassung des Dokuments an ein konkretes Angebot wichtig: das Tool zeigt Bereiche mit Verbesserungsbedarf und gibt Hinweise, wie der Lebenslauf besser an die Anzeige angepasst werden kann. Aus Sicht von HR bedeutet das, dass derselbe Mechanismus sowohl die Bewertung eintreffender Bewerbungen als auch die Analyse unterstützen kann, warum ein Kandidat im Vergleich zu den Anforderungen der Rolle schlecht abschneidet.
Praktische Materialien von Condu und Lessie betonen eine Bedingung: Kriterien müssen vor dem Einsatz der KI definiert werden. Zuerst sollten Must-have- und Nice-to-have-Anforderungen aufgeführt werden, und erst danach das Scoring festgelegt werden, damit das System nach klaren Regeln filtert und nicht nach undurchsichtigem Ähnlichkeitsmaß zu historischen Profilen.
Bei der Rekrutierung müssen die EU-Vorschriften berücksichtigt werden. Laut Forsal deckt Anhang III des AI Act Systeme ab, die für die Rekrutierung oder Auswahl natürlicher Personen bestimmt sind, einschließlich gezielter Anzeigenplatzierung, Analyse und Filterung von Bewerbungen sowie Bewertung von Kandidaten. Das bedeutet, dass ein CV-Screening-Tool kein bloßes operatives Hilfsmittel ist, sondern eine Hochrisikotechnologie, wenn es zur Auswahl von Menschen eingesetzt wird.
Das größte praktische Risiko besteht in der automatischen Ablehnung von Personen ohne menschliche Kontrolle und in der Übernahme von Vorurteilen aus historischen Daten in neue Entscheidungen. Daher sollte das System laut Condu als Filter auf Basis vorab definierter Kriterien funktionieren, und das Ergebnis muss vor einer Ablehnungsentscheidung durch einen Menschen überprüft werden.
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