Bei Geschäftstranslationen ist KI dort am wirkungsvollsten, wo Tempo und Wiederholbarkeit zählen: bei E-Mails, Produktbeschreibungen, internen Materialien und Dokumenten, die schnell in mehreren Sprachversionen erstellt werden müssen. Laut DeepL-Dokumentation kann das Tool komplette PDF-, Word- und andere Dateien übersetzen und dabei das ursprüngliche Format und die Dokumentstruktur erhalten.
Acolad betont dagegen, dass KI-basierte Dokumentenübersetzung dort Sinn macht, wo die Beibehaltung des Dateiaufbaus wichtig ist, zum Beispiel in Word, Excel und PowerPoint. Das ist für die Lokalisierung relevant, denn reines Übersetzen des Textes reicht nicht aus: die Erhaltung von Überschriften, Tabellen und Nummerierungen erleichtert den Vergleich der Sprachversionen und verkürzt die Arbeit von Vertriebs-, Marketing- und Operationsteams.
Whizi empfiehlt, mit dem Kontext des Dokuments zu beginnen: Beim Versenden einer Datei sollte man gleich angeben, ob es sich um einen Mietvertrag, eine Produktanleitung oder ein kommerzielles Angebot handelt. Derselbe Text, ohne Kontext übersetzt, kann andere Terminologie erhalten; daher ist es wichtig, auch anzuordnen, die gleiche Struktur wie im Original beizubehalten, einschließlich Überschriften, Nummerierungen und Tabellen.
In der Praxis funktioniert ein einfacher Regelkatalog am besten:
Bart Bakowski beschreibt ein ähnliches Arbeitsmodell mit DeepL: feste Markentermini definieren, eine Probe übersetzen und die Veröffentlichung manuell freigeben. Das ist nicht mehr nur eine „schnelle Übersetzung“, sondern ein geordneter Lokalisierungsprozess, in dem KI einen Entwurf erstellt und der Mensch die Konsistenz sicherstellt.
Bei rechtlich, finanziell oder regulatorisch bedeutsamen Dokumenten sollte KI nicht die letzte Instanz sein. Glivent hebt hervor, dass in solchen Fällen die von KI erzeugte Übersetzung von einem professionellen Übersetzer oder Fachexperten geprüft werden muss, da Sprachfluss nicht die Korrektheit der Bedeutung garantiert. Das ist besonders wichtig bei Verträgen, formellen Mitteilungen und Compliance-Dokumenten.
Unigain beschreibt eine pragmatische Unterscheidung: Für E-Mails und Arbeitsunterlagen können Tools wie DeepL oder Copilot verwendet werden, Verträge und Kostenvoranschläge sollten jedoch nur als Entwurf für eine weitere menschliche Prüfung dienen. In der Unternehmenslokalisierung bedeutet das eine einfache Regel: KI beschleunigt den ersten Durchlauf, die endgültige Verantwortung für den Inhalt trägt der Mensch.
Die Kombination aus KI, Glossar und manueller Kontrolle ermöglicht die Wahrung der Konsistenz über Kanäle und Märkte hinweg. Bei Firmendokumenten liegt der Nutzen weniger in wortwörtlichen Übersetzungen als in einem wiederholbaren Prozess: derselbe Stil, dieselben Begriffe und dieselbe Dateistruktur in mehreren Sprachen.
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